お役立ち情報

使いたいファイルがすぐに見つかるPC整理法

PCイメージ

働く女性の「暮らし最適化」のお手伝い
札幌 ライフオーガナイザー®のことこです♪

お客様にPCの整理方法について聞かれましたので、私なりの方法をお伝えしてみよう と思います

使いたいファイルがすぐに見つかるPC整理法

最近まで、PCのデスクトップがアイコンだらけだったり、フォルダがファイルだらけで困っている人がいるなんて思ってもいませんでした。

確かにデスクトップがアイコンだらけの人は、今の職場にもいますし、今までの職場にも結構な割合でいらっしゃいました。

でもそれは、机の上の書類がミルフィーユになっていても、どの書類がどこにあるかがわかる方がいるように

アイコンだらけの方もどこにどのアイコンを置いてあるか、分っているのだと思っていました。

まさか整理の仕方が分らなくて困っているとは、ホントに知らなかったのです。

早く言ってよ~

PC歴=職歴=20数年なのですが、常にデスクトップ上のアイコンは、3列程度で収まっています。

オウチの片づけは苦手なのに(笑)
PCの中だけはスッキリ整理整頓されています。

PCイメージ

なぜPCの中だけはスッキリ整理できているのか??

なぜ家の整理はできないのに、PCの中だけはスッキリ整理できているのか?

アイコンだらけで困っている方との違いってなんだろう?と考えてみました。

もしかしたら、学生時代から図書館司書の勉強をし10年以上勤務していた大学図 書館での経験なのかも?と思いました。

そういえば、年間数千冊の図書を分類してました。

ちなみに 分類とは図書館の本の背に貼られている数字を決める作業のことです。(あの数字は本の内容を表しています)

わたし、資料分類のプロだったと最近気が付きまして・・・汗
ははは 遅いですね・・・

分類する時の考え方とPCのファイル整理の考え方は、似ているのではないかと、だからPCのファイルだけは、整理できているんじゃなかろうかと気がついたのです!

分類って何?

図書館の本の背に3段に分かれたシールが、貼られているのを見たことがおありでしょうか?

ラベルの一番上に書かれている数字は、本の内容を表しています。

現在の図書館では書誌データを、恐らく購入していると思いますが、私が勤めていた頃は自分たちで分類作業を行っていました。

本の内容をみて数字をふる作業のことを「分類」といいます。

分類作業をすることで、同じ分野の資料がまとめて置かれることになります。

多くの日本の図書館の場合は
「914」の示す内容は

9は「文学」
1は「日本」
4は「随筆(エッセイ)」

という意味になります。

もっと細かく分類する場合は、小数点で内容を表していきます。

ご興味ある方は、会った時に聞いてください。何時間でもお話できるかも(笑)

1冊の本があったら
まず、大分類でわけ
例:文学 9

次に、中分類でわけ
例:日本 1

さらに、小分類でわける
例:エッセイ 4

もっと細かくする必要があれば
細分類でわける
例:近代 6

分類とはざっくり言うと、大きなテーマから小さなテーマに分けていく作業ってことです。

キーワードは「大・中・小」

PCのファイルを整理する時は

大分類

中分類

小分類

を意識し

ファイルを作ったときは

小分類

中分類

大分類

を意識してます。

今回この記事を書くために
「なぜ」を掘り下げて分かったことです。

10年司書の経験することで自然と身についていたんだなぁと思います。

大きなテーマから小さなテーマへ、という考え方はPCのファイル構成と似ています。

家の中が片づけられなかった私がPCの中だけは整理できているのは
ファイルの整理を「図書の分類」方式で行っているからだと思うのです。

で、実際の方法は?

ライフオーガナイズの手法

①全部出す

②分ける

③収める

で説明しますね。

全部出す

まずは「全部出す」です。

デスクトップにあるファイル、フォルダ、ショートカットなどを全部付箋に書き出します。
まとめずに、ひとつずつ付箋に書いてくださいね。

書類に埋もれている画像

分ける

つぎに「分ける」です。

どうやって分けていいか、悩みますよね。
分ける作業をするためにPCをどんな用途で使っているのか、紙に書き出してみてください。

仕事、写真の保管、ネット検索 などなど

デスクトップ上やフォルダの中にあるファイルたちは、どこかの用途に分けられるはずです。

付箋に書いたフォルダやファイルを用途別に分けてください。

収める

最後に「収める」です。

デスクトップ上にファイルやフォルダそのものを置いておくことはオススメしませんが、(→オススメしない理由は後半に書きました)

目的が「デスクトップの整理」なので、用途名のフォルダをデスクトップに作ります 。

フォルダが出来たらファイルを用途別のフォルダに入れていきます。

例えば、「仕事」という用途名のフォルダを作成したら「パワポ」、「文書」、「経費計算」 などなどのフォルダを作り、その中にファイルを入れていきます。

「仕事(フォルダ)」
→「文書(フォルダ)」
→「見積書(ファイル)」「納品書(ファイル)」・・・
のようになると思います。

しばらく使ってみて「探せない」「探しにくい」「いつもどこにあるか迷う」といった、ファイルがあるなら置き場所があなたに合っていないかもしれません。
そのファイルの用途やグループを再検討して移動してください。
グループを作るときは大きなテーマから小さなテーマへ、を意識してみてくださいね。

あなたのデスクトップやフォルダがスッキリ使いやすくなりますように

「一人じゃできる自信がないの」という方はコチラまで

ご提供メニュー

 

 

デスクトップにファイルをそのまま置かない方がいいと思うのは
こんな理由からです
諸説ありますので参考までに「デスクトップに重いファイルを多数置くと起動が遅くなる」はホント?
→外部記事に飛びます

ABOUT ME
中田ことこ
心地良い暮らしを模索中です 会社員生活24年以上の兼業ライフオーガナイザー® 元々片付けは苦手。掃除は今も苦手。PC系は得意。 2018年メンタルオーガナイザー®資格取得